PENANGANAN TAMU

Untuk
menjadi seorang penerima tamu atau
resepsionis yang baik harus memenuhi
persyaratan sebagai berikut:
1. Sopan dan ramah
2. Berkepribadian menarik
3. Bijaksana
4. Memepunyai pengetahuan
yang memadai mengenai
struktur organisasi dan hal –
hal penting yang berkaitan
denga organisasi, serta
pengetahuan lain yang
berkaitan dengan itu.
Menerima Tamu
Tata cara menerima tamu dalam
suatu organisasi umumnya dibedakan
dalam dua tata cara, yaitu tata cara
langsung yang dikelola oleh tiap bagian
dan tata cara yang dikelola oleh penerima
tamu, resepsionis, atau oleh unit khusus.
Dalam hal ini yang perlu menjadi
perhatian adalah tamu yang akan
menemui pimpinan. Tamu yang akan
menemui pimpinan biasanya akan
diterima terlebih dahulu oleh sekretaris.
Kesan pertama bagi seorang tamu adalah
pelayanan tamu, maka setiap tamu
hendaknya diberi suatu pelayanan yang
sebaik – baiknya.
Sebelum menerima tamu, sekretaris
hendaknya:
1. Mencatat semua data atau
informasi yang berhubungan
dengan janji pertemuan yang
akan dilakukan oleh klien
dengan pimpinan atau pihak
perusahaan.
2. Menyiapkan segala sesuatu
yang diperlukan sebelum hari
pertemuan yang telah
ditentukan tiba.
3. Menerima dengan baik setiap
klien atau perwakilan dari
perusahaan lain yang menelpon
untuk membuat janji
pertemuan.
4. Memberikan perhatian
khusus pada area resepsionis
karena area tersbut merupakan
tempat pertama di mana tamu
memberikan kesan terhadap
perusahaan. Area resepsionis
yang rapi dan bersih tentu
akan memberikan kesan yang
positif bagi tamu yang
berkunjung.
5. Memberikan petunjuk arah
lokasi apabila tamu yang akan
berkunjung tidak mengetahui
lokasi perusahaan, selain itu
juga memberikan arahan
mengenai hal – hal yang harus
dipersiapkan sebelum bertamu.
6. Sekretaris menyiapkan dan
memberikan gambaran umum
secara formal yang berkaitan
dengan perusahaan apabila
tamu yang berkunjung adalah
klien baru yang ingin
mengadakan kerjasama dengan
perusahaan.