kegiatan ekskul rohis

PENANGANAN TAMU

Untuk
menjadi seorang penerima tamu atau
resepsionis yang baik harus memenuhi
persyaratan sebagai berikut:
1. Sopan dan ramah
2. Berkepribadian menarik
3. Bijaksana
4. Memepunyai pengetahuan
yang memadai mengenai
struktur organisasi dan hal –
hal penting yang berkaitan
denga organisasi, serta
pengetahuan lain yang
berkaitan dengan itu.
Menerima Tamu
Tata cara menerima tamu dalam
suatu organisasi umumnya dibedakan
dalam dua tata cara, yaitu tata cara
langsung yang dikelola oleh tiap bagian
dan tata cara yang dikelola oleh penerima
tamu, resepsionis, atau oleh unit khusus.
Dalam hal ini yang perlu menjadi
perhatian adalah tamu yang akan
menemui pimpinan. Tamu yang akan
menemui pimpinan biasanya akan
diterima terlebih dahulu oleh sekretaris.
Kesan pertama bagi seorang tamu adalah
pelayanan tamu, maka setiap tamu
hendaknya diberi suatu pelayanan yang
sebaik – baiknya.
Sebelum menerima tamu, sekretaris
hendaknya:
1. Mencatat semua data atau
informasi yang berhubungan
dengan janji pertemuan yang
akan dilakukan oleh klien
dengan pimpinan atau pihak
perusahaan.
2. Menyiapkan segala sesuatu
yang diperlukan sebelum hari
pertemuan yang telah
ditentukan tiba.
3. Menerima dengan baik setiap
klien atau perwakilan dari
perusahaan lain yang menelpon
untuk membuat janji
pertemuan.
4. Memberikan perhatian
khusus pada area resepsionis
karena area tersbut merupakan
tempat pertama di mana tamu
memberikan kesan terhadap
perusahaan. Area resepsionis
yang rapi dan bersih tentu
akan memberikan kesan yang
positif bagi tamu yang
berkunjung.
5. Memberikan petunjuk arah
lokasi apabila tamu yang akan
berkunjung tidak mengetahui
lokasi perusahaan, selain itu
juga memberikan arahan
mengenai hal – hal yang harus
dipersiapkan sebelum bertamu.
6. Sekretaris menyiapkan dan
memberikan gambaran umum
secara formal yang berkaitan
dengan perusahaan apabila
tamu yang berkunjung adalah
klien baru yang ingin
mengadakan kerjasama dengan
perusahaan.

ALFABET

A: Alpha
B: Bravo
C: Charlie
D: Delta
E: Echo
F: Foxtrot
G: Golf
H: Hotel
I: India
J: Juliet
K: Kilo
L: Lima
M: Mike
N: November
O: Oscar
P: Papa
Q: Quebec
R: Romeo
S: Sierra
T: Tango
U: Uniform
V: Victor
W: Whiskey
X: X-ray
Y: Yankee
Z: Zulu

Penanganan Handling Telepon

Handling Telepon
A. PENGERTIAN HANDLING TELEPON
Handling telepon adalah penanganan
komunikasi yang dilakukan dengan
menggunakan telepon, oleh setiap karyawan
atau pegawai, terutama yang bekerja sebagai
sekretaris.
B. HAL-HAL YANG DILAKUKAN PADA SAAT
MENELEPON
Menyiapkan nomor telepon
Menyiapkan permasalahan yang akan
dibicarakan
Menyiapkan diri sendiri
Melihat situasi dan kondisi
Menyiapkan kata yang baik
C. HAL-HAL YANG DILAKUKAN PADA SAAT
HANDLING TELEPON
Mengucap salam
Menggunakana bahasa yang baik dan
benar
Menyiapkan LPT
Berbicara sesuai dengan pokok
permasalahan
Menggunakan tangan kiri pada saat
mengangkat telepon
Mengakhiri telepon dengan mengucap
salam
Mencatat pesan pada LPT
Berbicara dengan sopan
D. MENGGUNAKAN TELEPON
1. Bahasa Yang Digunakan Dalam Telepon
a) Singkat, padat, dan jelas
maksudnya
b) Bahasa yang digunakan
sederhana dan mudah dimengerti
c) Sopan dan tidak menggunakan
kata-kata kasar
d) Segera berbicara dan menyebut
nama kantor
e) Jangan menempelkan mulut
pada gagang telepon
f) Berbicara seperlunya dan tidak
berbasa-basi
2. Cara Memperaktikan Telepon
a) Pada waktu mengangkat
telepon, sebut nama kantor Anda dan
mengucap salam
b) Layani setiap penelpon dengan
baik dan sopan
c) Suara Anda harus terdengar
jelas
d) Kata-kata yang diucapkan
harus menyenangkan dan penuh
persahabatan

Kata Mutiara

Dibalik setiap kesedihan,
terdapat kebahagiaan.
Serahkan segala urusan
kepada Tuhan. Biarkan waktu
dan kehidupan berjalan.